1. Responsable
ALLINVESTVIEW TECHNOLOGIES, S.L. (marca Kuotia), NIF B88946892, Calle Antares 42, 28991 Torrejón de la Calzada (Madrid). Contacto para privacidad: [email protected] o por correo postal en esa dirección.
No hemos designado delegado de protección de datos porque no es obligatorio en nuestro caso (art. 37 del RGPD y art. 34 de la LOPDGDD). Las consultas de privacidad las atiende la persona responsable de privacidad de la Sociedad en la misma dirección.
2. Qué datos tratamos y para qué
| Datos | Para qué | Base jurídica |
|---|---|---|
| Cuenta: email, contraseña (guardada de forma que no se puede leer), registros de acceso y seguridad | Crear y proteger tu cuenta | Ejecución del contrato (art. 6.1.b RGPD) |
| Tus propios datos contenidos en los documentos que subes: facturas, tickets, informes, extractos | Leerlos, organizarlos y, si contratas, llevar tus libros y declaraciones | Ejecución del contrato o de medidas precontractuales a tu petición (art. 6.1.b). Los datos de terceros de esos documentos se rigen por el §3 |
| Mis archivos: contratos, seguros, cartas de Hacienda y de la Seguridad Social, documentos del banco y tus notas | Guardarlos a tu petición, clasificarlos y avisar a tu gestor de una carta con plazo | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Mensajes con el equipo | Atender tus consultas y prestar el servicio | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Datos fiscales: NIF, actividad, domicilio fiscal, IBAN, situación personal y familiar necesaria para la renta | Preparar y presentar tus declaraciones | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Datos que obtenemos de la Agencia Tributaria con tu apoderamiento: datos fiscales, declaraciones anteriores y, si contratas su vigilancia, notificaciones | Preparar tus declaraciones y atender lo que te comunique Hacienda | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Grado de discapacidad, dependencia o movilidad reducida tuya o de tu familia, para aplicar un beneficio fiscal en la renta | Aplicar la reducción, deducción o mínimo que te corresponde | Tu consentimiento explícito (art. 9.2.a RGPD), que te pedimos con una casilla antes de que nos des esos datos, junto con la ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Documento de identidad, declaración de titular real y de cargo público relevante, y actividad declarada | Verificar tu identidad para poder actuar en tu nombre y cumplir la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales, que nos obliga como asesor fiscal y contable (art. 2.1.m); si hay indicios, examinarlos y comunicarlos al Sepblac | Obligación legal (art. 6.1.c RGPD; Ley 10/2010, arts. 3 a 6, 18, 25 y 32; art. 8.1 LOPDGDD) |
| Justificantes y declaraciones presentadas | Prestar el servicio y acreditar lo presentado | Ejecución del contrato y obligación legal (art. 6.1.b y c) |
| Facturas de nuestros honorarios, cuando se active el cobro | Facturar y cumplir las obligaciones fiscales y contables | Obligación legal (art. 6.1.c) |
| Cómo llegaste al crear tu cuenta: la web de la que venías (solo su dominio), la página por la que entraste y la campaña del enlace, si la había. Sin cookies | Saber qué canales nos traen clientes | Interés legítimo en conocer la eficacia de nuestra comunicación (art. 6.1.f) |
| Si conectas Kuotia con ChatGPT u otra aplicación de IA: la conexión (qué aplicación y desde cuándo) y lo que las herramientas conectadas devuelven cuando se lo pides: en qué punto está tu relación con la gestoría; el estado de cada periodo (periodo, estado, plazo, días que quedan y fecha de presentación), por cada declaración ya lista o presentada su modelo, nombre, resultado (a pagar, a compensar o a devolver), importe, forma de pago y si la calculó nuestro motor o tu gestor; tus obligaciones del año (modelo, periodo, plazo y fecha límite para domiciliar), y de tus peticiones pendientes o ya enviadas el tipo, el periodo, la fecha límite, el estado y el enlace a tu portal, que lleva el número interno de la petición. Si pides a la aplicación que escriba a tu gestor, recibimos y guardamos ese mensaje de texto como cualquier mensaje del portal (las herramientas nunca devuelven mensajes; te recomendamos enviar los documentos, los números de identidad y los datos bancarios desde el portal). Nunca documentos, justificantes, tu NIF, tu IBAN ni otros identificadores tuyos | Responder en esa aplicación a lo que preguntas sobre tu gestoría y hacer llegar a tu gestor los mensajes que le envías | Ejecución del contrato (art. 6.1.b), a tu petición. Guardamos la conexión hasta que la desconectas en Mis datos |
| Consultas a las herramientas públicas de Kuotia desde una aplicación de IA (plazos, cuota de autónomos, estimaciones y guía): solo las cifras y opciones de la consulta | Responder a esa consulta | Interés legítimo en atender consultas sobre impuestos de autónomos (art. 6.1.f). No las vinculamos a ninguna persona ni las guardamos fuera de los registros técnicos del §7 |
| Datos de uso y técnicos: dirección IP, navegador, registros de errores | Proteger la plataforma, prevenir abusos y fraudes y corregir errores | Interés legítimo en la seguridad y el buen funcionamiento del servicio (art. 6.1.f) |
| Emails de servicio (solicitudes de documentación, avisos de plazos, resultado de cada declaración antes de presentarla, mensajes) | Comunicarnos contigo sobre el servicio | Ejecución del contrato (art. 6.1.b) |
| Email de clientes, para comunicaciones sobre servicios nuestros similares a los contratados | Informarte de novedades del servicio | Interés legítimo y art. 21.2 LSSI; puedes darte de baja en cada email |
Facilitar tus datos fiscales y de identificación es necesario para prestarte el servicio: sin ellos no podemos presentar tus declaraciones.
Puedes retirar tu consentimiento para los datos de discapacidad o dependencia en cualquier momento, sin que afecte a lo tratado antes; desde entonces no podremos aplicar el beneficio fiscal que dependa de ellos. Si nos das datos de salud de tu cónyuge, de tus hijos o de otros familiares, nos garantizas que cuentas con su consentimiento explícito o que actúas como su representante legal.
No usamos tus documentos ni tus datos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
3. Datos de terceros en tus documentos
Tus documentos contienen datos de otras personas: tus clientes, proveedores, trabajadores y, en la renta, tu cónyuge, tus hijos y otros familiares. Respecto a esos datos, tú eres el responsable y nosotros actuamos como encargado del tratamiento (art. 28 del RGPD) desde la primera subida: antes de contratar, conforme al encargo de tratamiento de los Términos y condiciones; después, conforme al Anexo I de la hoja de encargo. Te corresponde informar a esas personas cuando sea exigible.
Hojas de actividad y datos de pacientes. Si eres profesional sanitario o trabajas con personas, tus hojas de actividad pueden incluir datos de pacientes, que son datos de salud (art. 9 del RGPD). No los necesitamos: para preparar tus facturas solo usamos la fecha, el concepto, la cantidad y el importe, que agregamos por concepto. Por eso:
- las columnas que identifican a pacientes u otras personas se detectan al recibir la hoja y se vacían antes de guardar el fichero; nunca se guardan ni se muestran;
- las hojas no se envían al proveedor de lectura de documentos; al proveedor de clasificación solo le enviamos las cabeceras y algunas muestras de las columnas de números o fechas, nunca un texto de la hoja, y si identifica una columna como de personas, también se vacía;
- nos instruyes para suprimir esos datos de inmediato, y así lo hacemos.
Esto vale para las hojas en Excel o CSV. Si nos mandas una hoja de actividad en PDF o en foto, se trata como cualquier documento: no la envíes así si lleva datos de pacientes y, si nos llega, la eliminamos y te pedimos la hoja en Excel o CSV. Este tratamiento, momentáneo y limitado a descartar esos datos, lo hacemos por tu cuenta y bajo tu responsabilidad como profesional, con las garantías del Anexo I de la hoja de encargo.
4. Lectura automatizada e inteligencia artificial
Los documentos que subes se leen con sistemas de inteligencia artificial para extraer sus datos, desde el momento en que los subes, aunque todavía no hayas contratado. Una persona revisa los datos extraídos antes de usarlos en una declaración. También usamos estos sistemas para calcular tus declaraciones de forma independiente a nuestro motor de cálculo.
También clasificamos de forma automática el texto de los documentos y correos que nos llegan (qué tipo de documento es, si una carta de Hacienda tiene plazo, si un correo es una pregunta) para ordenarlos y avisar antes a tu gestor. Esa clasificación es una sugerencia: nunca fija un dato de tus declaraciones. Si detecta una carta con plazo, una persona del equipo recibe un aviso, también antes de que contrates.
No tomamos decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos sobre ti o te afecten de forma similar: toda declaración la revisa una persona, que puede cambiarla, antes de que la presentemos.
5. Destinatarios
- Agencia Tributaria y otras administraciones, cuando presentamos tus declaraciones o lo exige la ley.
- Proveedores que tratan datos por cuenta nuestra, con contrato de encargo de tratamiento:
- Alojamiento de servidores: Hetzner Online GmbH, Alemania
- Red de distribución de contenidos y protección del sitio: Cloudflare, Inc., Estados Unidos
- Almacenamiento de archivos y copias de seguridad: Cloudflare, Inc., Estados Unidos
- Envío y recepción de email: Cloudflare, Inc., Estados Unidos
- Lectura de documentos con inteligencia artificial: OpenAI Ireland Ltd., Irlanda, que trata los datos en Estados Unidos
- Clasificación automática de documentos y correos: Cloudflare, Inc., Estados Unidos
- La aplicación de IA que tú conectes (por ejemplo OpenAI, con ChatGPT), que recibe lo que devuelven las herramientas conectadas cuando se lo pides, bajo tu propia relación con ese proveedor; puedes desconectarla cuando quieras en Mis datos.
- Autoridades, cuando exista una obligación legal, incluido el Servicio Ejecutivo de Prevención del Blanqueo de Capitales (Sepblac) en los casos de la Ley 10/2010.
No vendemos tus datos ni los cedemos con fines publicitarios.
6. Transferencias internacionales
Algunos proveedores tratan datos fuera del Espacio Económico Europeo. Para cada uno, la garantía es:
- Cloudflare, Inc. (red de distribución, protección del sitio, almacenamiento, email y clasificación automática): está adherida al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., objeto de la decisión de adecuación de la Comisión Europea de 10 de julio de 2023. Su contrato de encargo incluye además cláusulas contractuales tipo, que se aplican si esa adhesión deja de valer. No usa para entrenar modelos lo que le enviamos para clasificar, que son solo extractos breves (§4).
- OpenAI (lectura de documentos): cláusulas contractuales tipo aprobadas por la Comisión Europea, incluidas en su contrato de encargo. No usa los datos que le enviamos para entrenar sus modelos y los conserva como máximo 30 días para detectar abusos.
Puedes pedirnos copia de estas garantías en [email protected].
7. Cuánto tiempo conservamos tus datos
| Datos | Plazo |
|---|---|
| Cuentas que nunca llegan a contratar | Se eliminan, con sus documentos, tras 6 meses sin actividad, con aviso previo por email de 30 días. También antes, si lo pides. |
| Datos del servicio (documentos, libros, declaraciones, mensajes, datos fiscales) | Mientras dure el servicio y, después, bloqueados durante 6 años desde el final del último ejercicio en que te prestamos el servicio; 10 años para los ejercicios con bases, cuotas o deducciones pendientes de compensar o aplicar (arts. 66 y 66 bis de la Ley General Tributaria, art. 30 del Código de Comercio y art. 1964 del Código Civil). |
| Mis archivos | Mientras tengas la cuenta. Si te vas, puedes descargarlos durante 90 días; después se eliminan, salvo los que hayamos usado para una declaración, que siguen el plazo de los datos del servicio. |
| Datos de discapacidad o dependencia | Con los datos del servicio, salvo que retires tu consentimiento: desde entonces solo se conservan bloqueados en las declaraciones ya presentadas. |
| Columnas con datos de pacientes u otras personas en hojas de actividad | No se guardan: se vacían al recibir la hoja. |
| Documento de identidad y datos de identificación | 10 años desde el fin de la relación, junto con la hoja de encargo y el registro de los servicios prestados (art. 25 de la Ley 10/2010). Pasados 5 años, solo puede consultarlos el administrador de la Sociedad. |
| Conexiones con aplicaciones de IA | Mientras la aplicación siga conectada. Al desconectarla en Mis datos se borran sus accesos; lo que la aplicación ya recibió queda con ese proveedor, bajo tu relación con él. |
| Registros técnicos de seguridad | 12 meses. |
Cuando te vas, te entregamos tus libros y declaraciones. Los datos que debamos conservar quedan bloqueados (art. 32 de la LOPDGDD) y solo se usan para atender obligaciones legales o reclamaciones.
8. Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo. Entre ellas: acceso a cada expediente limitado a quien trabaja en él, cifrado de las comunicaciones, registro de los accesos, separación de los datos de cada cliente y descarte de los datos de pacientes al recibir las hojas de actividad.
9. Tus derechos
Puedes ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad, retirar tu consentimiento cuando sea la base del tratamiento, y no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados, escribiendo a [email protected] o por correo postal a Calle Antares 42, 28991 Torrejón de la Calzada (Madrid). Podemos pedirte que acredites tu identidad. Algunos datos no podremos suprimirlos mientras la ley nos obligue a conservarlos.
Si los datos son de terceros que figuran en tus documentos, el responsable eres tú: si una de esas personas nos escribe, te trasladaremos su petición y te ayudaremos a atenderla.
Si consideras que no hemos atendido bien tus derechos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).
10. Cookies y almacenamiento local
Usamos solo cookies técnicas necesarias, que no requieren tu consentimiento (art. 22.2 LSSI): la de sesión, para mantenerte conectado, y la de protección de formularios. Cloudflare, que protege el sitio, puede fijar sus propias cookies técnicas de seguridad (como __cf_bm o cf_clearance) para distinguir el tráfico legítimo de los bots. El navegador guarda en su almacenamiento local tu preferencia de tema (claro u oscuro). No usamos cookies de analítica ni publicitarias.
11. Cambios
Si cambiamos esta política de forma relevante, te avisaremos por email.
Otras páginas legales: Aviso legal · Términos y condiciones · Política de privacidad · Hoja de encargo