Puedes dejar tu gestoría cuando quieras. Para no perder nada necesitas tres cosas: elegir bien la fecha, pedir tus libros y declaraciones, y dejar claro quién presenta el trimestre en curso. Esta guía te da la lista completa de documentos y un email listo para enviar.
Por qué se cambia de gestoría
Los motivos suelen ser parecidos: no sabes qué se presenta en tu nombre ni con qué cifras, cuesta que te respondan, te enteras de un error por una carta de Hacienda o tu actividad ha cambiado y tu gestoría no la conoce bien (cobros por Stripe, clientes en otros países, ventas de apps). También hay quien cambia porque se muda o porque quiere trabajar sin papeles ni visitas.
Ninguno de esos motivos obliga a esperar al final del año. Pero la fecha sí cambia lo fácil que resulta.
El mejor momento para cambiar
Enero. Es la fecha más limpia. Tu gestoría presenta el cuarto trimestre y los resúmenes del año (303, 130 y 390 hasta el 30 de enero y, si los tienes, el 111 y el 115 hasta el 20, y el 190 y el 180 a final de mes), y la nueva empieza con libros nuevos.
Al empezar un trimestre. El 1 de abril, el 1 de julio o el 1 de octubre. Tu gestoría presenta el trimestre que termina y la nueva empieza con el siguiente.
A mitad de trimestre. Se puede, pero alguien tiene que juntar las facturas de todo el trimestre para el 303 y el 130. Acordad por escrito quién lo presenta y aseguraos de que esa persona tiene todas las facturas.
Plazo
Evita cambiar en los días previos a un plazo: del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y del 1 al 30 de enero. Consulta el calendario fiscal si tienes dudas.
Qué documentos pedir
Los libros y las declaraciones son tuyos. Pide por escrito:
- Declaraciones trimestrales del año en curso: 303 (IVA), 130 o 131 (IRPF) y, si los tienes, 111 (retenciones a profesionales) y 115 (alquiler de local).
- Resúmenes anuales del último año: 390, 190, 180 y 347, si los presentaste.
- Rentas: el modelo 100 de los últimos cuatro años, que es el plazo de prescripción.
- Libros registro: facturas emitidas, facturas recibidas y, si amortizas bienes, el de bienes de inversión. En Excel si es posible.
- Certificados de retenciones que te hayan enviado tus clientes.
- Comunicaciones con Hacienda que haya gestionado: requerimientos, notificaciones y sus respuestas.
- Tu última declaración censal (modelo 036), con tus epígrafes y obligaciones. El modelo 037 se suprimió en 2025, así que lo vigente es el 036.
- Las contraseñas o accesos que hayan creado a tu nombre, si los hay.
Modelo de email para tu gestoría
Hola, [nombre]:
Os escribo para comunicaros que a partir del [fecha] dejaréis de llevar mis impuestos. Os pido que presentéis las declaraciones del [trimestre] como hasta ahora.
Os agradecería que me enviaseis, antes del [fecha], los libros registro de facturas emitidas y recibidas del año (en Excel si es posible), las declaraciones presentadas este año y los resúmenes anuales del año pasado, las rentas de los últimos cuatro años y cualquier comunicación con Hacienda que hayáis gestionado.
Gracias por estos años.
[Tu nombre y NIF]
Si tienes contrato, mira antes si fija un preaviso.
Lo que puedes descargar tú en la sede de Hacienda
No dependes de que tu gestoría conteste rápido. Con tu certificado digital o Cl@ve entras en Mi área personal de la sede electrónica de la Agencia Tributaria. Ahí tienes «Mis datos censales», «Mis notificaciones» y «Mis expedientes», y desde la consulta de declaraciones presentadas descargas una copia de cada modelo que se haya presentado en tu nombre. Lo que no está en la sede son tus libros y tus facturas, pero se pueden reconstruir a partir de las facturas originales.
Tu representación ante Hacienda
Si tu gestoría presentaba en tu nombre con un apoderamiento, revócalo en la sede electrónica (en Mi área personal está «Mis apoderamientos otorgados») cuando haya presentado su último trimestre. Si le diste tu certificado digital, pídele que lo elimine y, si quieres más tranquilidad, revócalo y pide uno nuevo.
Después, da tu representación a quien vaya a llevar tus impuestos, o prepara tu certificado si vas a presentar tú.
Adónde ir después
Hay tres caminos, y los tres son razonables según tu caso:
- Otra gestoría tradicional, si quieres trato presencial.
- Una gestoría online, si quieres que otra persona lo haga todo y tú solo mandarle las facturas desde el móvil o el correo, con tu gestor a un mensaje. Es lo que hacemos en Kuotia: si quieres, mira cómo funciona el cambio.
- Hacerlo tú, si tu actividad es sencilla, conoces el 303 y el 130 y tienes tiempo cada trimestre. En ¿Merece la pena una gestoría? repasamos cuándo funciona y cuándo no.
Errores frecuentes al cambiar
- No dejar claro quién presenta el trimestre en curso. Es el error que más recargos genera.
- Perder los pagos del 130 ya hechos. El 130 es acumulativo: cada trimestre resta lo pagado en los anteriores. Quien te lleve después necesita esas cifras.
- Olvidar la compensación de IVA. Si un 303 salió a compensar, ese saldo se arrastra a los siguientes trimestres.
- Dejar un apoderamiento antiguo sin revocar. No es grave, pero conviene que solo presente en tu nombre quien lleva tus impuestos.