1. Qué es la factura electrónica (de verdad)
Un PDF que envías por email no es una factura electrónica en el sentido de esta obligación.
Una factura electrónica es un documento en formato estructurado que una máquina puede leer e interpretar automáticamente. Piensa en la diferencia entre una foto de un libro y el archivo de Word del mismo libro. La foto la puedes ver, pero no puedes buscar palabras, copiar texto ni procesarlo. El archivo de Word sí.
Lo mismo pasa con las facturas. Un PDF es una «foto» de la factura: legible para una persona, pero un ordenador no puede extraer de forma fiable el NIF del cliente, la base imponible o el tipo de IVA. Un fichero UBL o Facturae (formato XML) contiene esa información campo por campo, lista para procesarse.
Clave
La idea central
Cuando la obligación se aplique, las facturas entre empresas y autónomos establecidos en España tendrán que emitirse y recibirse en un formato que los ordenadores lean directamente, a través de la solución pública de la AEAT o de una plataforma privada. No bastará con un PDF por email.
¿Por qué lo quiere el Gobierno? El objetivo declarado de la ley es reducir la morosidad: quien recibe la factura tendrá que comunicar cuándo la paga, así que los plazos de pago quedan a la vista. Además, con todas las facturas en formato estructurado, cruzar datos es mucho más fácil, y las facturas de tus proveedores llegan con los datos ya listos para registrar tus gastos deducibles.
2. VeriFactu vs factura electrónica: en qué se diferencian
La pregunta más habitual es si esto es lo mismo que VeriFactu. No lo es:
| Aspecto | VeriFactu | Factura electrónica B2B |
|---|---|---|
| Norma | Real Decreto 1007/2023 (desarrolla la Ley 11/2021, antifraude) | Real Decreto 238/2026 (desarrolla la Ley 18/2022, Crea y Crece) |
| Sobre qué trata | El programa con el que facturas | El formato y el envío de la factura |
| Objetivo | Que no se puedan alterar facturas sin dejar rastro | Que las facturas sean legibles por máquinas y que se sepa cuándo se pagan |
| A quién afecta | A quien factura con un programa (no a quien está en el SII) | A las facturas entre empresas y autónomos establecidos en España |
| ¿Afecta a facturas a particulares? | Sí, si las emites con un programa | No |
| Plazo autónomos | 1 de julio de 2027 | 6 de octubre de 2028 |
| Requisito técnico clave | Registro encadenado con huella digital y código QR | Fichero UBL, CII, EDIFACT o Facturae |
La forma más sencilla de recordarlo: VeriFactu es el candado (que nadie pueda manipular tus facturas) y la factura electrónica es el idioma (que todas las facturas entre empresas viajen en el mismo formato).
Consejo
Una herramienta puede cubrir las dos
Son normas distintas, pero un mismo programa puede cumplir las dos si su fabricante lo ha preparado. Si vas a elegir uno, pregunta por las dos cosas a la vez.
3. De dónde viene la obligación
La obligación de factura electrónica entre empresas nace de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, conocida como «Ley Crea y Crece». Su artículo 12 modificó la Ley 56/2007 para que todos los empresarios y profesionales expidan y remitan facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otros empresarios y profesionales.
La ley dejó los detalles técnicos para un reglamento. Ese reglamento es el Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026. Define los formatos, las plataformas, la solución pública de la AEAT y los plazos. Sus plazos se cuentan desde la orden ministerial que regula la solución pública, la Orden HAC/1028/2026, que entró en vigor el 6 de octubre de 2026.
Los objetivos declarados
- Reducir la morosidad: quien recibe la factura tiene que comunicar si la acepta y cuándo la paga.
- Digitalizar las pymes: la factura electrónica empuja a muchos negocios a usar herramientas digitales.
- Mejorar el control fiscal: con todas las facturas en formato estructurado, cruzar datos es más sencillo.
- Alinearse con Europa: la iniciativa europea ViDA (VAT in the Digital Age) va en la misma dirección.
4. Calendario y plazos
Los plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial que regula la solución pública de facturación electrónica de la AEAT, el 6 de octubre de 2026. Según la nota informativa de la AEAT y su calendario de implantación:
| Colectivo | Cuándo se aplica | Detalle |
|---|---|---|
| Empresas con volumen de operaciones de más de 8 M€ el año anterior | 6 de octubre de 2027 | Durante su primer año, además, acompañan cada factura electrónica de un PDF |
| Resto de empresas y autónomos | 6 de octubre de 2028 | Los autónomos tienen que informar de los estados de la factura (aceptación, pago) desde el 6 de octubre de 2029 |
Plazo
Ya hay fecha: 6 de octubre de 2028
La orden ministerial entró en vigor el 6 de octubre de 2026 y puso en marcha el reloj: a un autónomo le quedan dos años para adaptarse. VeriFactu llega antes, el 1 de julio de 2027, así que lo normal es que tengas que resolver primero eso.
5. Formatos admitidos
El Real Decreto exige que la factura sea un mensaje estructurado que siga el modelo de datos europeo EN 16931, en una de estas sintaxis (artículo 7):
- UBL (Universal Business Language): la que usa la solución pública de la AEAT. Si facturas por otra vía, tu plataforma envía además una copia en UBL a la solución pública.
- CII (Cross-Industry Invoice), el estándar de Naciones Unidas.
- EDIFACT, muy usado en algunos sectores.
- Facturae, el formato español que ya se usa para facturar a las administraciones públicas.
El fichero lleva, de forma organizada y etiquetada, los mismos datos que cualquier factura: emisor y receptor con su NIF, número y fecha, conceptos, base, tipo y cuota de IVA, total. Además, cada factura se identifica con un código único que incluye tu NIF, el número y la serie, y la fecha de expedición.
Consejo
No vas a escribir XML a mano
El fichero lo genera la herramienta con la que factures: la solución pública de la AEAT, tu programa o tu plataforma. Lo único que necesitas saber es que la herramienta sea capaz de emitir y recibir en un formato admitido.
6. Qué cambia para ti en el día a día
Si hoy envías facturas en PDF por email a empresas y autónomos, esto es lo que cambiará cuando te llegue la obligación:
Emisión de facturas
Las facturas a empresas y autónomos establecidos en España las emitirás en formato electrónico, por la solución pública de la AEAT o por una plataforma privada. Las facturas a particulares y a clientes extranjeros pueden seguir como hasta ahora. Las facturas simplificadas (los antiguos tiques) quedan fuera, salvo las cualificadas.
Recepción de facturas
Tus proveedores te enviarán sus facturas en formato electrónico. Si no has acordado con ellos recibirlas por una plataforma privada, se entiende que las recibes en la solución pública de la AEAT, sin hacer nada.
Estados de la factura
Quien recibe la factura tiene que comunicar al emisor si la acepta o la rechaza y cuándo la paga, y comunicar el pago a la solución pública. Para los autónomos, esta parte se exige a los 36 meses de la orden, un año después de la obligación de emitir.
Ejemplo
Marcos, consultor de marketing
Marcos factura a tres empresas al mes. Veamos su flujo antes y después:
| Paso | Hoy (PDF) | Con factura electrónica |
|---|---|---|
| Crear factura | Rellena su plantilla de Word y exporta el PDF | La emite en la solución pública de la AEAT o en su programa, en formato electrónico |
| Enviar | Adjunta el PDF en un email | La factura llega al cliente por la solución pública o por su plataforma |
| Recibir factura de proveedor | Recibe un PDF por email | La recibe en formato electrónico, con los datos ya estructurados |
| Saber si le han pagado | Revisa el banco y reclama por email | Su cliente tiene que comunicar la aceptación y la fecha de pago |
Marcos factura 3.000 € + IVA al mes a cada cliente: 9.000 € de base y 1.890 € de IVA al mes, 5.670 € de IVA repercutido al trimestre. El cálculo de su 303 no cambia; cambia cómo viajan las facturas.
7. Ejemplo práctico: el ciclo completo
Veamos un ciclo completo una vez que la obligación se aplique.
Ejemplo
Sara, fotógrafa autónoma en Barcelona
Sara hace una sesión de fotos para una agencia de publicidad. El precio acordado es 800,00 € + 21% IVA = 968,00 €.
Paso 1. Sara emite la factura:
Crea la factura con los datos de la agencia en su herramienta de facturación. Si la herramienta es un programa sujeto a VeriFactu, la factura lleva además su código QR y el registro correspondiente. El resultado es:
- Un fichero estructurado (por ejemplo, UBL) con todos los datos
- El registro de facturación que exige VeriFactu, si factura con un programa
Paso 2. Se envía la factura:
La factura viaja por la solución pública de la AEAT o por una plataforma privada. La agencia la recibe con los datos ya estructurados: «Sara García, NIF 12345678A, 800,00 € base, 168,00 € IVA, total 968,00 €». Nadie ha tecleado nada.
Paso 3. La agencia comunica el pago:
La agencia informa a Sara de que acepta la factura y, cuando la paga, comunica el pago y su fecha. Sara sabe cuándo ha cobrado sin perseguir a nadie. Al llegar el trimestre, sus ingresos van a su modelo 303 como siempre.
8. ¿Necesitas dos sistemas?
No necesariamente. Son dos obligaciones distintas, pero se pueden cubrir con una sola herramienta o con herramientas gratuitas:
- VeriFactu: solo te afecta si facturas con un programa. Ese programa tiene que cumplir el reglamento desde el 1 de julio de 2027. Si facturas en Word o en un Excel que solo usas para escribir las facturas, no te afecta hasta que cambies de forma de facturar.
- Factura electrónica: cuando te llegue, las facturas a empresas y autónomos españoles irán en formato estructurado, por la solución pública de la AEAT (gratuita) o por una plataforma privada.
Un programa preparado para las dos lo hace todo al emitir: la factura en formato electrónico, el registro de VeriFactu y el QR. Pero no es la única opción.
Ojo
Pregunta a tu programa por las dos cosas
Si usas un programa de facturación, pregunta por las dos: «¿Cumplís VeriFactu? ¿Y emitiréis y recibiréis factura electrónica según el Real Decreto 238/2026?». En la guía para elegir programa de facturación repasamos qué más mirar.
9. Cómo prepararte (plan paso a paso)
A los autónomos la factura electrónica entre empresas se les aplica desde el 6 de octubre de 2028. Este es un plan razonable:
Ahora
- Resuelve primero VeriFactu: si facturas con un programa, comprueba que cumplirá el 1 de julio de 2027. Si facturas en Word o Excel, mira en facturas en Excel o Word con VeriFactu si te afecta.
- Si vas a elegir programa, que esté preparado para las dos obligaciones. Si aún estás en fase de darte de alta como autónomo, es buen momento para decidirlo.
- Revisa los datos de tus clientes: NIF y domicilio correctos de cada empresa y autónomo al que facturas. Son la base de cualquier factura electrónica.
Antes de octubre de 2028
- Apunta la fecha: 6 de octubre de 2028.
- Decide por dónde emitirás y recibirás: la solución pública de la AEAT, gratuita, o una plataforma privada.
- Avisa a tus clientes y proveedores de cómo vas a enviar y recibir las facturas.
Cuando se aplique la factura electrónica
- Emite en formato electrónico las facturas a empresas y autónomos españoles.
- Revisa las facturas que recibes y, desde el 6 de octubre de 2029, comunica su aceptación y su pago.
Cómo lo hacemos en Kuotia
Nos mandas tus facturas, emitidas y recibidas, en el formato en que las tengas. Tu gestor las revisa, lleva tus libros, presenta cada impuesto y te dice qué pagas y cuándo. Cuando cambie tu forma de facturar, tu parte sigue siendo la misma: mandárnoslas.