1. Lo que dice Hacienda sobre facturar en Excel o Word
Se ha repetido mucho que con VeriFactu las facturas en Excel dejan de valer. No es exactamente así. El reglamento (Real Decreto 1007/2023) regula los sistemas informáticos de facturación, y la Agencia Tributaria explica en sus preguntas frecuentes cuándo una hoja de cálculo o un procesador de texto lo es y cuándo no.
Su respuesta: el reglamento no te afecta si usas Excel, Numbers, Word, Pages o similares exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedir e imprimir las facturas.
- Conservar la información de facturación.
Es decir, la plantilla de Word con la que haces tus facturas y las mandas en PDF sigue siendo válida después del 1 de julio de 2027, siempre que la factura lleve todos los datos obligatorios.
Clave
Lo que cuenta es para qué la usas
Hacienda no mira la marca del programa, sino lo que hace con tus facturas. Una hoja que solo escribe e imprime facturas no es un sistema de facturación. Una hoja que, además, te genera el libro registro o la contabilidad, sí.
Plazo
La factura electrónica entre empresas es otra obligación
Cuando se aplique la factura electrónica obligatoria (Real Decreto 238/2026), las facturas a empresas y autónomos establecidos en España tendrán que ir en formato estructurado, y el PDF de Word dejará de valer para esos clientes. Para un autónomo será el 6 de octubre de 2028. Para particulares y clientes extranjeros, no cambia.
2. Cuándo una hoja de cálculo pasa a ser un sistema de facturación
Según la Agencia Tributaria, Excel o Word pasan a ser un sistema informático de facturación, y tienen que cumplir el reglamento, si además de lo anterior los usas para procesar la información de tus facturas y generar directamente:
- Los libros registro de IVA o de IRPF.
- La contabilidad.
- Cualquier otro resultado que uses para cumplir tus obligaciones fiscales.
Pone dos ejemplos. Hacer en Excel un simple listado de tus facturas emitidas, con sumas u otras fórmulas, no te convierte en sistema de facturación. Programar una macro que genere el libro registro de facturas expedidas, sí.
Y añade que podrá comprobar, según las herramientas que uses, si tu hoja cumple los criterios de un sistema de facturación. Si tu Excel ha crecido hasta calcularte el IVA del trimestre y sacarte los libros, estás en ese caso.
Ojo
Si tu hoja es un sistema de facturación, no puede cumplir
Una hoja de cálculo normal no encadena cada registro con huella digital ni impide editar una factura ya emitida, que es lo que exige el reglamento. Si la usas como sistema de facturación, desde el 1 de julio de 2027 tendrías que separar las dos cosas: emitir las facturas en Word, en Excel sin automatismos o con un programa que cumpla, y llevar los libros aparte.
3. Lo que debe cumplir un programa de facturación desde 2027
Si facturas con un programa, desde el 1 de julio de 2027 (el 1 de enero de 2027 si tributas en el Impuesto sobre Sociedades) ese programa tiene que cumplir el reglamento, según el calendario fijado por el Real Decreto-ley 15/2025. Puede funcionar de dos formas:
| Requisito | Modalidad VERI*FACTU (envía cada registro a Hacienda) | Sin envío a Hacienda |
|---|---|---|
| Registro de cada factura encadenado con huella digital (hash) | Sí | Sí |
| Código QR en la factura | Sí, con la frase «VERI*FACTU» | Sí |
| Firma electrónica de los registros | No | Sí |
| Registro de eventos | No | Sí |
| Envío de cada registro a la AEAT | Sí, en el momento | No, se conservan y se entregan si los piden |
No hay un sello oficial de la AEAT para estos programas. Quien fabrica el programa firma una declaración responsable de que cumple el reglamento, y es lo que tienes que pedir antes de contratarlo.
La sanción por usar un programa que no cumple, cuando estás obligado, es de 50.000 € por ejercicio (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria). Es la misma para un autónomo que para una empresa, y por eso conviene preguntar al proveedor antes de julio de 2027.
4. Tus opciones
Seguir con Word o Excel solo para emitir
Válido si tu hoja solo escribe, emite y guarda las facturas. Cuida la numeración correlativa y los datos obligatorios, que nadie te los va a revisar al teclearlos.
La aplicación gratuita de la AEAT
Emite facturas que cumplen VeriFactu sin pagar nada. Te la explicamos en la siguiente sección.
Un programa de facturación
Te ahorra teclear y te numera las facturas solo. Si lo eliges, pide la declaración responsable de que cumple el reglamento y asegúrate de que puedes exportar tus facturas. En la guía para elegir programa de facturación repasamos qué mirar.
Una gestoría que lleve tus libros e impuestos
Emites tus facturas como prefieras y se las mandas. La gestoría las revisa, lleva tus libros registro y presenta el 303, el 130 y lo demás. Tus facturas no cambian de herramienta por eso.
Cómo lo hacemos en Kuotia
Nos mandas tus facturas como las emitas: el PDF de tu plantilla de Word, el de tu programa o una foto. Tu gestor las revisa, lleva tus libros, presenta cada impuesto y te dice qué pagas y cuándo. Si a una factura le falta un dato, te lo pedimos.
5. La aplicación gratuita de la AEAT
La Agencia Tributaria ofrece en su sede electrónica una aplicación gratuita de facturación pensada para autónomos y negocios con pocas facturas. Entras con certificado digital, DNI electrónico o Cl@ve.
Lo que hace:
- Emite la factura con su código QR.
- Envía el registro de cada factura a Hacienda en modalidad VERI*FACTU.
Lo que no hace:
- Llevar tus gastos, tus libros ni tu contabilidad.
- Calcular el Modelo 303 o el Modelo 130.
- Avisarte de plazos ni presentar tus declaraciones.
Sirve para emitir facturas legales sin coste. El resto de tus obligaciones sigue igual.
6. Requisitos de cualquier factura, la hagas como la hagas
VeriFactu no cambia lo que debe llevar una factura. Lo fija el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6), y vale igual para Word, Excel o un programa:
- Número y, si usas series, serie. La numeración tiene que ser correlativa.
- Fecha de expedición, y fecha de la operación si es distinta.
- Tu nombre y apellidos, NIF y domicilio.
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente.
- Descripción de lo que facturas.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota.
- La mención que corresponda si no lleva IVA español (por ejemplo, inversión del sujeto pasivo en servicios a empresas de la UE).
Si tu cliente te retiene IRPF, la factura indica además el tipo y el importe de la retención. Cada dato con un ejemplo, y una plantilla gratis en Excel, en cómo hacer una factura.
Consejo
El error más frecuente en Excel es la numeración: duplicar un número o saltarse otro al copiar la plantilla. Lleva una lista aparte con cada número usado, o pon la numeración en una celda que no toques a mano.
7. Ejemplo: facturar en Word con gestoría
Ejemplo
Elena, traductora autónoma
Elena emite unas 6 facturas al mes con una plantilla de Word, las guarda en PDF y se las envía a sus clientes. Factura una media de 6.200 € al mes de base imponible: 18.600 € de base y 3.906 € de IVA repercutido al trimestre.
| Situación | ¿Le afecta VeriFactu? |
|---|---|
| Hace las facturas en Word y se las manda a su gestoría, que lleva los libros y presenta | No |
| Lleva además un Excel con la lista de facturas y la suma del trimestre | No: es un listado con sumas |
| Su Excel tiene una macro que le genera el libro registro de facturas expedidas | Sí: es un sistema de facturación |
| Si empieza a facturar con un programa | Ese programa debe cumplir desde el 1 de julio de 2027 |
Por VeriFactu, Elena no tiene que cambiar nada. Si un día prefiere un programa, le basta con comprobar que su fabricante declara que cumple el reglamento. Lo que sí la obligará a cambiar, para las facturas a empresas españolas, es la factura electrónica cuando se aplique.
8. Errores frecuentes
Cambiar de herramienta por miedo sin necesitarlo
Si tu Word o tu Excel solo emiten facturas, no estás obligado a cambiar. Cambia si te ahorra tiempo, no por VeriFactu.
Pensar que la gestoría te hace incumplir
Al revés. La Agencia Tributaria contempla expresamente que emitas tú las facturas sin sistema de facturación y se las entregues a tu gestor para que lleve los libros y tus impuestos: en ese caso el reglamento no te afecta. Solo cambia si es la gestoría quien emite las facturas por ti con un programa, y entonces es ese programa el que tiene que cumplir.
Convertir la hoja en un sistema de facturación sin darte cuenta
Macros que generan libros, plantillas que calculan el IVA del trimestre y preparan la declaración. Desde el 1 de julio de 2027 eso sí entra en el reglamento. Separa la emisión de las facturas de la llevanza de los libros.
Olvidar los datos obligatorios
Una factura sin el NIF del cliente o sin numeración correlativa es incorrecta la hagas como la hagas. El incumplimiento de los requisitos de facturación se sanciona con un 1 % del importe de las operaciones afectadas (artículo 201 de la Ley General Tributaria).
Elegir un programa sin preguntar si cumple
Si vas a contratar uno, pide la declaración responsable y pregunta en qué modalidad funciona. La responsabilidad de usar un programa que cumpla es tuya.