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Cómo hacer una factura siendo autónomo: datos, IVA, retención y plantilla

Cómo hacer una factura de autónomo: los datos obligatorios, el IVA y la retención según tu cliente, un ejemplo resuelto y una plantilla gratis en Excel.

15 min de lectura Publicado el

Una factura de autónomo lleva un número seguido del anterior, la fecha, tu nombre, NIF y domicilio y los de tu cliente, qué has hecho y por cuánto, y el IVA con su tipo y su importe: normalmente el 21 %. Si tu actividad es profesional y le facturas a una empresa o a otro autónomo en España, resta además la retención del IRPF: el 15 %, o el 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes. Por ejemplo, 1.800 € más 378 € de IVA menos 270 € de retención: 1.908 € a cobrar. Puedes hacerla en Word, en Excel o con un programa, y mandarla en PDF si tu cliente acepta recibirla así, que es lo normal. Más abajo tienes una plantilla gratis en Excel que hace las cuentas.

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Te lo contamos con un ejemplo que cuadra de principio a fin. Lucas es desarrollador web en Granada, autónomo desde hace cinco años, en estimación directa simplificada y dado de alta en un epígrafe profesional. El 15 de septiembre de 2026 entrega la web corporativa de una agencia de Granada y le da al equipo cuatro horas de formación. Ese mismo día le hace la factura.

Qué datos tiene que llevar una factura

Los fija el Reglamento de facturación, y son los mismos la hagas en Word, en Excel o con un programa: número y serie, fecha, los datos de los dos, qué vendes con su precio, y la base, el tipo y la cuota del IVA. Si el cliente te retiene IRPF, la factura dice también el tipo y el importe de la retención, para que quede claro lo que te paga. Así queda la de Lucas:

  1. Un número sin huecos. La 2026-014 va después de la 2026-013, sin saltos ni repetidos. La fecha es el día en que la expide; si el trabajo se hizo otro día, se pone también esa fecha.
  2. Los dos, completos. Su nombre, su NIF y su domicilio, y los de la agencia: la razón social entera, su NIF y su domicilio.
  3. Qué cobra y a qué precio. Cada concepto con su importe sin IVA, y el precio por unidad cuando hay unidades. La suma es la base imponible: 1.800 €.
  4. Lo que suma y lo que resta. El 21 % de IVA suma 378 €. La agencia le retiene el 15 % de IRPF, 270 €, y los ingresa en Hacienda por él. Le transfiere 1.908 €.
1 · Número 2026-014, del 15 de septiembre de 2026. 2 · Lucas y la agencia, con su NIF y su domicilio. 3 · Dos conceptos: 1.800,00 € de base imponible. 4 · +378 de IVA, −270 de retención: 1.908,00 € a cobrar.

Dos detalles que se olvidan a menudo. En un trabajo que facturas en España, la factura completa lleva el NIF del cliente también si es un particular, y la fecha de la operación solo se añade cuando el trabajo se hizo en otro día que la factura. Si la factura no lleva IVA, tiene que decir por qué cuando la operación está exenta («Operación exenta», o el artículo de la ley que la exime) o cuando el IVA lo declara tu cliente («Inversión del sujeto pasivo», como en un servicio a una empresa de otro país de la UE). Puedes facturar en cualquier idioma y en cualquier moneda, siempre que el IVA aparezca también en euros.

El IVA y la retención, según quién es tu cliente

Es la parte que más dudas da, y se decide casi siempre por quién es tu cliente y dónde está. Esto es lo que lleva cada factura de un profesional como Lucas:

Qué lleva la factura según tu clienteIVARetención del IRPFNo lleva
  1. EmpresaUna empresa o un autónomo en EspañaIVA del 21 %O el tipo de lo que vendesRetención del 15 %O el 7 % los tres primeros años, si tu actividad es profesional
  2. ParticularUna persona que no factura por su actividadIVA del 21 %Igual que a una empresaSin retenciónUn particular no retiene
  3. UEUna empresa de otro país de la UE, con NIF-IVASin IVA: «Inversión del sujeto pasivo»En la mayoría de servicios: lo declara tu cliente en su país, y tú, en el 303 y el 349Sin retenciónSi no tiene establecimiento en España
  4. Fuera UEUna empresa de fuera de la UESin IVA españolUn servicio como los de Lucas no está sujeto en EspañaSin retenciónSi no tiene establecimiento en España
  5. ExentaUna actividad exenta: sanidad, enseñanza regladaSin IVA: «Operación exenta»O el artículo que la exime, como el 20.Uno.3.º de la Ley del IVARetención, si el cliente es una empresaLa exención del IVA no quita la retención

Una actividad empresarial, como una tienda o un taller, no lleva retención en la mayoría de los casos; la llevan sobre todo las profesionales. Algunos servicios, como los ligados a un inmueble en España, siguen otras reglas del IVA aunque el cliente sea extranjero. El 7 % de los tres primeros años se aplica si el año anterior al alta no ejerciste ninguna actividad profesional, y tienes que comunicárselo por escrito a tu cliente. Qué actividad tienes lo dice tu epígrafe del IAE: lo explicamos en epígrafe IAE y CNAE, y la retención en detalle, en retenciones en facturas.

Las dos cuentas se hacen siempre sobre la base imponible, nunca sobre el total. En la factura de Lucas, el 21 % de 1.800 € son 378 € y el 15 % de 1.800 € son 270 €: 1.800 + 378 − 270 = 1.908 €. Antes de quitar el IVA a una empresa europea, comprueba su NIF-IVA en el censo VIES de la Comisión Europea y que tú estás dado de alta en el registro de operadores intracomunitarios: lo cuenta la guía de facturar a clientes en el extranjero.

El número y la serie

La numeración tiene que ser correlativa: cada factura, el número siguiente al de la anterior, sin huecos ni repetidos. Puedes usar series, por ejemplo una por año, y las rectificativas van siempre en una serie aparte:

Las series de Lucas en 2026Cada serie va por su cuenta
FacturasSerie 2026
  1. 2026-01220/08
  2. 2026-01302/09
  3. 2026-01415/09 · El ejemplo
  4. 2026-015La siguiente
RectificativasSerie R
  1. R-2026-001Corrige otra
  2. R-2026-002La siguiente

Si un número se queda sin usar, por ejemplo porque anulaste un borrador antes de mandarlo, guarda la explicación: un hueco en la serie es lo primero que pregunta Hacienda. Las facturas de cada serie siguen el orden de las fechas.

Lo más habitual es poner el año delante y empezar desde el 1 cada enero: 2026-001, 2026-002… Lo que no vale es corregir una factura ya emitida editándola y mandándola otra vez con el mismo número. Para eso está la factura rectificativa, en su propia serie.

Cuándo se hace, cuándo te pagan y cuánto la guardas

A un particular, la factura se hace en el momento de la venta o del servicio. A una empresa o a otro autónomo puedes esperar: tienes hasta antes del día 16 del mes siguiente. Si le haces varios trabajos en un mes al mismo cliente, puedes juntarlos en una sola factura a final de mes. Así va la factura de Lucas desde que la hace hasta que se presenta:

La factura 2026-014, de septiembre a la rentaLucas y su clienteHaciendaMás adelante
  1. LucasEntrega la web, hace la factura y la manda1.800 € más 378 € de IVA menos 270 € de retención: 1.908 €. La manda en PDF por email el mismo día.
  2. La agenciaLe paga 1.908 €Y se queda los 270 € de la retención para ingresarlos en Hacienda en nombre de Lucas.
  3. LucasHasta aquí podía esperar para hacerlaComo su cliente es una empresa, tenía hasta antes del día 16 del mes siguiente al trabajo. Hacerla el mismo día es más sencillo.
  4. HaciendaLos dos la declaran 303130111Lucas, el IVA en su 303 y el ingreso y la retención en su 130 del tercer trimestre. La agencia ingresa los 270 € con su modelo 111 del mismo trimestre, porque pagó en septiembre.
  5. Más adelanteLa renta, y la factura guardadaLa agencia declara la retención en su resumen anual, el 190, y Lucas la resta en su renta de 2026. La factura, y la copia de cada una que emite, las guarda al menos cuatro años desde que acaba el plazo de la última declaración en la que cuentan: la renta.

Por regla general, la factura cuenta en el trimestre en que se hace el trabajo, no en el que cobras; si te pagan por adelantado, el IVA se debe al cobrar. Cambia si eliges imputar por cobros en el IRPF o el criterio de caja en el IVA, dos opciones voluntarias. Si tu actividad es empresarial, el Código de Comercio pide guardar la documentación seis años.

Dónde acaba tu factura: tu 303 y tu 130

Cada factura que emites va a tus libros y de ahí a tus declaraciones. En septiembre Lucas hizo dos facturas más: una página para un particular, 300 € más 63 € de IVA, sin retención, y una integración para una empresa de Berlín, 2.000 € sin IVA. Esto es lo que suman las tres a su 303 y a su 130 del tercer trimestre, sin contar el resto de sus facturas ni sus gastos, calculado con nuestro motor fiscal, el mismo que prepara las declaraciones de nuestros clientes:

Sus facturas de septiembreBaseIVACasillas
2026-014, la agenciaEmpresa en España: IVA y 270 € de retención1.800,00 €378,00 €0709
2026-015, un particularIVA y sin retención300,00 €63,00 €0709
2026-016, una empresa de BerlínInversión del sujeto pasivo, también en el 3492.000,00 €Sin IVA59
El IVA que suman a su 303378 + 63, antes de restar el de sus gastos441,00 €71

Lucas presenta el modelo 130 porque menos del 70 % de sus ingresos del año anterior llevaron retención. Las tres facturas suman 4.100 € a sus ingresos (casilla 01) y 270 € a sus retenciones (casilla 06), que se restan de lo que paga. Si fueran todo su año, sin más gastos que el 5 % de difícil justificación: 3.895 × 20 % − 270 = 509 €. El IVA de las facturas no es un ingreso suyo: lo cobra para Hacienda. Las casillas una a una, en la guía del modelo 303.

Factura completa o simplificada

La factura simplificada es lo que antes se llamaba ticket: la de una tienda, un bar o una peluquería. Lleva menos datos y, salvo en las rectificativas, solo vale hasta cierto importe. Si casi todos tus clientes son empresas, como los de Lucas, lo normal es hacer la completa: es la que tu cliente espera para deducirse el IVA.

Factura completaFactura simplificada
Cuándo valeSiemprePara cualquier cliente y cualquier importeHasta 400 € con IVAO 3.000 € en comercio minorista, hostelería, peluquería y otros sectores de la lista. No vale en algunas operaciones, como las entregas de bienes a empresas de otros países de la UE
Tus datosNombre, NIF y domicilioNombre y NIFEl domicilio no es obligatorio
Datos del clienteNombre, NIF y domicilioSolo si te los pideUna empresa o un autónomo te pedirá su NIF y su domicilio, y la cuota de IVA aparte, para deducirse el IVA; un particular, si los necesita para algo con Hacienda
El IVABase, tipo y cuotaPor separadoEl tipo y el total«IVA incluido» si quieres; la cuota aparte, si el cliente la pide
Número y fechaSíSíEn una serie aparte, si ese año haces también completas

Lo llevaCon condiciones

  • La factura proforma no es una facturaSin efectosEs un presupuesto con forma de factura, para que tu cliente sepa qué va a pagar o lo apruebe. No lleva número de tu serie, no va en tus libros ni en el 303, y tu cliente no puede deducirse nada con ella. Cuando haces el trabajo, emites la factura de verdad.
  • Si te equivocas, una rectificativaSerie RUn dato mal puesto o un descuento después de facturar se corrigen con otra factura que dice cuál corrige, y con requisitos y plazos, también el IVA de un cliente que no paga. Lo contamos en factura rectificativa.

Plantilla de factura para autónomos, gratis en Excel

Si estás empezando y haces pocas facturas, una plantilla te basta. La nuestra tiene todos los datos obligatorios en su sitio y hace las cuentas: pones los conceptos, eliges el IVA y la retención en una lista, y te da la base, las cuotas y el total.

Plantilla de factura para autónomosExcel, con las fórmulas del IVA y la retención
  • Todos los datos obligatorios de una factura completa
  • IVA del 21, 10, 4 o 0 % y retención del 15, 7 o 0 %, en una lista
  • Las menciones para una factura sin IVA, ya escritas
  • Abre en Excel, Google Sheets, Numbers y LibreOffice
Descargar la plantilla Gratis y sin registrarte. Guarda cada factura en PDF con su número y no vuelvas a tocarla.

Hacer las facturas en Excel o en Word sigue valiendo después de VeriFactu, siempre que la hoja solo sirva para escribir e imprimir las facturas. Si además te saca los libros o el IVA del trimestre, cuenta como sistema de facturación: lo explicamos en facturas en Excel o Word.

Lo que viene: VeriFactu y la factura electrónica

  1. VeriFactu para los autónomosDesde ese día, si facturas con un programa, el programa tiene que guardar cada factura en un registro que no se puede alterar sin dejar rastro, salvo excepciones como llevar los libros por el SII. La plantilla de Word o de Excel con la que solo escribes las facturas no está afectada. Todo, en VeriFactu para autónomos.
  2. Factura electrónica entre empresasLas facturas a empresas y autónomos establecidos en España tendrán que ir en un formato estructurado, no en PDF, salvo las simplificadas normales. Si facturas más de 8 millones de euros al año, un año antes. A particulares y a clientes extranjeros, nada cambia. Las fechas y los formatos, en factura electrónica obligatoria.

Errores frecuentes

  • Saltarse o repetir un númeroPasa al copiar la factura anterior y olvidar cambiar el número. Un hueco o un número repetido rompe la serie.Mira el último número usado antes de hacer cada factura, o deja que lo ponga un programa o tu gestor.
  • Olvidar el NIF o el domicilio del clienteSin ellos no es una factura completa, y tu cliente no podrá deducirse el IVA.Pídeselos antes del primer trabajo y guárdalos para las siguientes.
  • Retener a un particular, o no retener a una empresaUn particular no te retiene nada; una empresa o un autónomo en España sí, si tu actividad es profesional. Si la factura sale mal, tu cliente te paga de más o de menos.Decide la retención por el cliente, con el mapa de arriba.
  • Cobrar IVA español a una empresa europeaEn la mayoría de servicios, si tiene NIF-IVA válido y tú estás en el registro de operadores intracomunitarios, la factura va sin IVA. Cobrárselo obliga a corregirla con una rectificativa.Comprueba su NIF-IVA en VIES y pon «Inversión del sujeto pasivo».
  • Un concepto que no dice nada«Servicios varios» no explica qué vendes ni de dónde sale la base, y es lo que pide el reglamento.Escribe qué has hecho y, si hay horas o unidades, cuántas y a qué precio.
  • Corregir una factura editándolaSi cambias los importes de una factura ya enviada y la mandas otra vez con el mismo número, tienes dos facturas distintas con un número.Deja la original y haz una rectificativa.

Cómo lo llevamos en Kuotia

Puedes seguir haciendo tus facturas como hasta ahora, o pedírnoslas a nosotros. En los dos casos, lo que viene después es cosa de tu gestor:

Por tu cuentaSin gestor
  1. TúHaces la facturaY decides el IVA, la retención y el número
  2. TúLa apuntas en tus librosCon las demás del trimestre
  3. TúHaces tu 303 y, si te toca, tu 130Y los presentas a tiempo
General y Digital
  1. TúNos la pides, o nos mandas la tuyaEn el portal: para quién, qué y cuándo. O el PDF, la foto o tu Excel
  2. Tu gestorPone el IVA, la retención y el númeroLa revisa y la emite en tu nombre, si nos la pides
  3. Tu gestorLa lleva a tus libros y a tus impuestosPresenta tus declaraciones, y antes te dice qué pagas

Emitir factura, en el portalNos dices para quién es, qué has hecho y por cuánto, y la fecha del trabajo. No eliges el IVA ni la retención: tu gestor los pone, la revisa, la numera y la emite en tu nombre, y tú descargas el PDF para mandárselo a tu cliente. Si prefieres tu programa o tu plantilla, nos mandas la factura y la llevamos igual a tus libros.

Si quieres que tus facturas y tus impuestos dejen de ser cosa tuya, mira cómo funciona Kuotia o los precios.

Más sobre tus facturas

Fuentes oficiales

Consultadas el 22 de octubre de 2026.

Preguntas frecuentes sobre cómo hacer una factura

Número y serie, fecha de expedición, tu nombre y apellidos, NIF y domicilio, los mismos datos de tu cliente (en un trabajo facturado en España, su NIF también si es un particular), qué vendes con su precio sin IVA, y la base imponible, el tipo y la cuota del IVA. Si la operación es de otro día, también esa fecha; si está exenta o el IVA lo declara tu cliente, la mención que lo dice. Si tu cliente te retiene IRPF, pon también el tipo y el importe de la retención.

Sí. Valen igual que las de un programa si llevan todos los datos obligatorios, y VeriFactu no cambia eso mientras la hoja solo sirva para escribir e imprimir las facturas. Lo explicamos en facturas en Excel o Word. Más adelante cambia otra cosa: las facturas a empresas y autónomos en España tendrán que ir en formato electrónico estructurado, salvo las simplificadas normales. Para la mayoría de autónomos, desde el 6 de octubre de 2028.

Si tu actividad es profesional y facturas a una empresa o a un autónomo en España, el 15 %, o el 7 % el año en que empiezas y los dos siguientes si el año anterior no ejerciste ninguna actividad profesional. A un particular, ninguna, y a una empresa de fuera de España sin establecimiento aquí, normalmente tampoco. Más en retenciones en facturas.

No. La mayoría llevan el 21 %, pero hay actividades exentas, como la asistencia sanitaria o la enseñanza reglada, y la mayoría de servicios a empresas de otros países no llevan IVA español. La factura dice por qué: «Operación exenta», o el artículo de la ley que la exime, o «Inversión del sujeto pasivo» si el IVA lo declara tu cliente. Lo vemos en facturar a clientes en el extranjero.

Con números correlativos, sin huecos ni repetidos, dentro de cada serie. Lo habitual es usar el año como serie y empezar cada enero: 2026-001, 2026-002… Las rectificativas van en una serie aparte, por ejemplo R-2026-001.

A un particular, al hacer la venta o el trabajo. A una empresa o a un autónomo, antes del día 16 del mes siguiente, y puedes juntar en una sola factura los trabajos del mes a un mismo cliente. Tienes que mandarla en los mismos plazos.

La que antes se llamaba ticket. Lleva menos datos: no hacen falta los del cliente salvo que te los pida para deducirse el IVA o para otro trámite con Hacienda. Vale hasta 400 € con IVA incluido, o hasta 3.000 € en sectores como el comercio minorista, la hostelería o la peluquería, y para las rectificativas. No vale en algunas operaciones, como las entregas de bienes a empresas de otros países de la UE. Si en un año haces completas y simplificadas, van en series distintas.

Un presupuesto con forma de factura, para que el cliente sepa qué va a pagar. No es una factura: no lleva número de tu serie, no va en tus libros ni en tus impuestos y no sirve para deducirse nada. Cuando haces el trabajo, emites la factura.

Las que emites y las que recibes, al menos cuatro años desde que acaba el plazo de la última declaración en la que cuentan, que suele ser la renta. Si tu actividad es empresarial, el Código de Comercio pide seis años.

Sí. En el portal, «Emitir factura» te pide para quién es, qué has hecho y por cuánto, y la fecha. Tu gestor pone el IVA y la retención, la revisa, la numera y la emite en tu nombre, y tú descargas el PDF para mandárselo a tu cliente. Si prefieres hacerlas tú, nos mandas cada factura y la llevamos a tus libros y a tus impuestos igual.

Equipo de KuotiaEscribimos y revisamos estas guías con la normativa vigente en la fecha indicada. Son información general: para tu caso concreto, pregunta a tu gestor. Cómo trabajamos

Tus facturas, hechas o revisadas. Tus impuestos, presentados.

Nos pides la factura en el portal o nos mandas la tuya, y tu gestor la lleva a tus libros, presenta tus impuestos y te dice qué pagas y cuándo.

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